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Bitrix24.Dokumente und die Gefahren der Online-Zusammenarbeit

By June 9, 2021 No Comments
Bitrix24.Dokumente und die Gefahren der Online-Zusammenarbeit

Das haben wir alle schon durchgemacht. Jedes Mal, wenn Sie und mehrere andere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten müssen, senden Sie am Ende Anhänge hin und her, erstellen mehrere Versionen, sodass niemand weiß, welche davon endgültig ist, und verkomplizieren im Grunde das, was eigentlich einfach hätte sein sollen tun. Gibt es einen Ausweg? Natürlich gibt es das – und wir werden hier in diesem Artikel darüber sprechen.

So arbeiten Sie nicht an einem Dokument zusammen

Nehmen wir an, Sie haben auf Ihrem Computer ein perfektes Dokument erstellt und müssen dieses Dokument jetzt nur noch von Ihren Mitarbeitern und/oder Vorgesetzten ausführen. Der Prozess war bisher sehr angenehm und Sie lieben es wirklich, wie Ihr Dokument geendet hat. Das ist, wenn die Hölle losbricht, während Sie langsam immer tiefer in die Schwebe der Zusammenarbeit abtauchen.

Neun Kreise der Zusammenarbeit Hell

    1. Wenn Sie mit einem Kollegen an Ihrem fast fertigen Dokument mit dem Titel Project (zum Beispiel) zusammenarbeiten möchten, senden Sie es ihm als Anhang per E-Mail in der Erwartung, es vollständig ausgefüllt zurück zu erhalten.
    2. Ihr Kollege schickt Ihnen das Dokument (jetzt mit dem Titel Project1 ) per E- Mail an einen anderen Teamkollegen von Ihnen namens John (es ist immer entweder John oder Mary) zurück, da er ebenfalls einen Beitrag leisten möchte.
    3. Jetzt, da John ebenfalls auf dem Laufenden ist, nimmt er es auf sich, an dem Dokument zu arbeiten und Ihnen die überarbeitete Version (jetzt mit dem Titel Project11 ) per E-Mail zu senden .
    4. Nachdem Sie das Dokument durchgesehen haben, stellen Sie fest, dass einer Ihrer Kollegen (zu diesem Zeitpunkt wissen Sie nicht, welcher von beiden) die Zahlen des letzten Jahres verwendet haben muss, weil sie keinen Sinn ergeben. Sie senden das Dokument per E-Mail zurück und bitten die Jungs, die Zahlen zu überprüfen und sie bei Bedarf zu korrigieren.
    5. John erkennt, dass es seine Schuld war, korrigiert den Fehler und schickt Ihnen das Dokument (jetzt mit dem Titel Project11_corrected ) per E- Mail zurück.
    6. Gut, dass Sie es geschafft haben, das Dokument zusammenzustellen, senden Sie es Ihrem Vorgesetzten zur endgültigen Genehmigung, bevor Sie es dem Chef zeigen. In dem verzweifelten Versuch, Ihnen zu helfen, macht Ihr Vorgesetzter ein paar Anmerkungen und Anmerkungen zur Präsentation des Dokuments.Nun müssen Sie diese berücksichtigen, das Dokument (jetzt mit dem Titel Project11_corrected+ ) aktualisieren und es mit der lang erwarteten Genehmigung an den Vorgesetzten zurücksenden.
    7. Das Dokument scheint fertig zu sein und es ist an der Zeit, es per E-Mail an den Chef zu senden, besonders wenn man bedenkt, dass die Frist gestern war und der Chef bereits wütend ist.

Wie jede andere Person in Ihrem Unternehmen möchte Ihr Chef gebraucht werden, also schickt er Ihnen das Dokument mit einer langen Liste von Notizen per E-Mail zurück und bittet Sie auch, die Zahlen vom Buchhalter zu führen.

  1. An diesem Punkt sind Sie nicht Sie – Sie sind eine hohle Hülle eines Mannes, der praktisch keine menschlichen Züge hat. So wälzt man sich schnell ein bisschen hin und her mit der Buchhaltung, bis man endlich alle Nummern mit ihr klärt. Jetzt können Sie die endgültige Version des Dokuments (jetzt mit dem Titel Project11_corrected+++_edit_verified123 ) an den Chef senden , was Sie tun.
  2. Nach Erhalt des Dokuments bedankt sich der Chef bei Ihnen, weist Sie aber auch darauf hin, dass Sie zu lange brauchen, um ein einfaches Dokument vorzubereiten. Sie wollen nach Hause gehen und weinen.Oh, und all Ihre zuvor erwähnten Kollegen von Ihnen waren die ganze Zeit auf dem Laufenden – richtig, diese armen Leute haben (weitgehend gegen ihren Willen) Kopien all Ihrer E-Mails erhalten, obwohl ihre Arbeit an dem Projekt bereits abgeschlossen war dann.

Das waren also die neun Kreise der Kollaborationshölle, wie sie die meisten Büroangestellten und Menschen, die in Teams mit mehr als zwei Personen arbeiten, erlebt haben. Kein besonders leuchtendes Beispiel für die gemeinsame Arbeit an einem Dokument, oder?

Aufschlüsselung der Zusammenarbeit: Es ist immer das Gleiche

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Auch wenn es offensichtlich unbequem ist, auf diese Weise zusammenzuarbeiten, ziehen es viele Leute immer noch vor, ihre Dokumente per E-Mail hin und her zu schicken, was vorhersehbar in einem Versions-Durcheinander enden wird. Was genau machen sie also falsch?

  • Zu viele verschiedene Versionen

Wenn drei oder mehr Personen zu einem Dokument beitragen, das ständig per E-Mail gesendet wird, ist das Ergebnis immer das gleiche – mehrere „endgültige“ Versionen desselben Dokuments. Überlegen Sie, welches das letzte “letzte” ist.

  • Änderungen nicht nachverfolgbar

Da mehrere Personen per E-Mail an einem Dokument zusammenarbeiten, ergibt sich direkt aus dem vorherigen Punkt, dass es nahezu unmöglich ist, die Eingaben aller zu verfolgen. Oh, und wenn es einen Fehler gegeben hat, viel Glück bei der Suche nach dem Fehler.

  • Langsame Geschwindigkeit

E-Mails zu versenden und darauf zu antworten braucht Zeit. Ebenso das Herunterladen eines Dokuments und das Bearbeiten auf Ihrer Festplatte. All dies summiert sich langsam in die Länge, was ein schneller, müheloser Prozess sein soll.

  • Es ist nicht 2001, komm schon

Wie wirklich. Niemand verlässt sich mehr auf E-Mail als primäres Mittel der Kommunikation und Zusammenarbeit – wir leben in der Welt der Cloud-basierten Dienste und Instant Messenger.

Okay, das ist genug von “wie man etwas nicht tut”. Die Frage, die Sie sich jetzt wahrscheinlich stellen, lautet: „Ihr habt also all diese Kritik hier dargelegt – es muss bedeuten, dass ihr stattdessen etwas anzubieten habt“. Oh, darauf können wir wetten!

Bitrix24: Online-Zusammenarbeit richtig gemacht

Bevor wir zum Kollaborationsteil kommen, müssen wir noch ein paar Worte zu Bitrix24 sagen und warum es hier erwähnt wird. Bitrix24 ist eine Online-Kollaborations- und Automatisierungsplattform, die die Arbeit eines Unternehmens erleichtern soll. Sie erstellen ein Konto per E-Mail, laden Ihre Teammitglieder zu Ihrem Konto ein und beginnen mit der Zusammenarbeit.

Zu den zahlreichen Tools von Bitrix24 gehört Online Workspace, in dem es um Zusammenarbeit geht und die folgenden Tools enthalten:

  • Instant Messaging (Chats)
  • Videoanrufe und Konferenzen
  • Kalender
  • Live-Feed (wo Benutzer Artikel posten, Kommentare hinterlassen, Likes geben usw.)
  • Drive (Online-Cloud-Speicher)
  • Unterlagen

Das ist bereits eine Menge Funktionalität und – wohlgemerkt – dies sind keine separaten Tools. Querintegriert sind sie alle Teil derselben Software/Umgebung – Bitrix24. Da unser Hauptthema die Zusammenarbeit an Dokumenten ist, werfen wir einen genaueren Blick auf diese Komponente.

Obwohl Dokumente erst vor kurzem hinzugefügt wurden, waren sie eine lang nachgefragte Funktion. Was sind sie also?

Bitrix24.Dokumente: Übersicht

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Bitrix24.Documents ist ein vollwertiger Online-Dokumenteneditor, mit dem Sie Dokumente online hochladen, erstellen, anzeigen, gemeinsam bearbeiten und mit Ihren Kollegen und externen Benutzern teilen können.

Es unterstützt alle gängigen Dateiformate (docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv und andere), sodass Sie nicht nur mit reinen Textdokumenten, sondern auch mit Tabellenkalkulationen und Präsentationen arbeiten können.

Bitrix24.Documents: Was sie zu einem idealen Tool für die Online-Zusammenarbeit macht

“Na und? Sie haben Google Docs im Grunde neu erfunden“, könnte der Skeptiker in Ihnen sagen. Sicher, ein Online-Dokumenteneditor an sich ist heutzutage nichts Originelles – Google hat ihn, Microsoft hat ihn und wer weiß, wer sonst noch hat.

Was Bitrix24.Documents auszeichnet, ist die Tatsache, dass es sich nicht nur um einen eigenständigen Editor handelt. Es ist Teil eines größeren Ökosystems – einem Ökosystem, das alles bietet, was Sie brauchen, um Projekte durchzuführen, den Umsatz zu steigern und Ihr Team zu verwalten, egal ob es sich um einen Remote-Standort oder im Büro handelt.

Sie bearbeiten ein Dokument gemeinsam, schreiben eine Nachricht im Chat, führen einen kurzen Videoanruf durch, lesen einen neuen Beitrag im Live-Feed und arbeiten dann wieder an dem Dokument. Ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Alles innerhalb von Bitrix24.

Was macht Bitrix24.Documents noch großartig?

Bearbeitung in Echtzeit

Erstellen und bearbeiten Sie Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen in Echtzeit. Laden Sie andere Benutzer (unabhängig davon, ob sie ein Bitrix24-Konto haben oder nicht) ein, Ihre Dokumente gemeinsam zu bearbeiten.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Unabhängig davon, wie viele Personen ein Dokument gemeinsam bearbeiten, können Sie immer sehen, wer zuletzt daran gearbeitet hat und welche Änderungen vorgenommen wurden.

Dokumenten-Management

Alle Ihre Bitrix24-Dokumente werden über ein einziges Dashboard verwaltet, in dem Sie alle letzten Aktivitäten, Änderungen und Aktualisierungen einsehen können. Sie können Zugriffsberechtigungen verwalten und die Dokumentsperre aktivieren, um eine versehentliche Bearbeitung zu verhindern.

Dokumentenfreigabe

Sie können Ihre Dokumente ganz einfach mit externen Benutzern (auch ohne Bitrix24-Konto) teilen, indem Sie ihnen einfach einen Link senden.

Alle unterstützten Formate

Bitrix24 unterstützt alle gängigen Dateiformate (docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv und andere), wodurch die Arbeit mit Ihren Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen immer zu einem Vergnügen wird!

Fazit

Die moderne Art der Zusammenarbeit an einem Dokument ist die Online-Zusammenarbeit über einen Cloud-basierten Dienst wie Bitrix24. Wenn Sie neu bei Bitrix24 sind, sollten Sie das Produkt unbedingt testen und sehen, was es für Ihr Unternehmen tun kann, indem Sie ein kostenloses Konto erstellen (und mit „kostenlos“ meinen wir völlig kostenlos: keine hinterhältige kostenlose Testversion, keine 14-Tage Testphase – Sie erhalten es kostenlos und für immer).

webbie-media ist die offizieller Gold Bitrix24 Partner in der Schweiz. Wir sind ein Systemhaus für Bitrix24-Integration, IT-Outsourcing und IT-Beratung. Das Team besteht aus Spezialisten mit langjähriger Erfahrung. Unseren Kunden sind wir ein verlässlicher Partner, der sich gerne den vielfältigen Herausforderungen stellt und diese effizient und nachhaltig umsetzt. Kontakt uns für Bitrix24 Implementierung, Integration, Beratung oder Schulung auf info@webbie-media.com, oder hier: https://www.webbie-media.com/kontakt-uns/