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Intelligente Prozesse und warum intelligente Unternehmen sie brauchen

By June 9, 2021 No Comments
Intelligente Prozesse und warum intelligente Unternehmen sie brauchen

Was ist ein intelligenter Prozess?

Entschuldigung, falsche Frage. Lassen Sie uns nicht vorschnell einen Blick auf einen breiteren Begriff werfen – „Automatisierung“.

Was ist Automatisierung?

Automatisierung ist, wenn etwas automatisiert wird, oder? Recht. Wenn wir sagen, dass etwas automatisiert wurde, bedeutet dies auch, dass es früher manuell durchgeführt wurde, was ein weiterer Hinweis auf das gesamte Verständnis des Konzepts der Automatisierung ist.

Hier ist ein Beispiel aus der Praxis, das dieses Konzept besser erklärt als jedes 500-seitige Buch.

Beispiel 1

Nehmen wir an, Sie packen und packen Ihren Rucksack jeden Morgen, bevor Sie das Haus verlassen. Die Artikel, die Sie dort hineinlegen, sind praktisch jeden Tag gleich:

  • Mittagessen
  • Laptop
  • Flasche Wasser
  • Paar Socken (aus welchen Gründen auch immer)

Dieser Prozess ist so routiniert, dass er automatisch verläuft – bis zu dem Punkt, an dem Sie es fast ohne Nachdenken tun.

Aber dann, eines Morgens, nimmst du deinen Rucksack und stellst fest, dass er irgendwie leicht ist. Nun, warum könnte das so sein? Sie schauen hinein, um zu sehen, welche Gegenstände sich dort befinden, und stellen schnell fest, dass Sie Ihren Laptop vergessen haben. Sie finden es, stecken es in den Rucksack und verlassen zügig das Haus.

Rate mal? Wir haben gerade intelligente Automatisierung simuliert. Aber das ist noch viel zu weit weg von einem geschäftlichen Umfeld – und deshalb haben wir Beispiel #2.

Beispiel #2

Nehmen wir an, Sie haben eine Buchhalterin (wer tut das heutzutage nicht?) namens Mary. Wie die meisten Buchhalter verarbeitet sie täglich Tonnen von Rechnungen, Geldtransaktionen, Verbindlichkeiten, Schecks, Hauptbüchern und anderen Finanzdokumenten.

Am Ende jedes Tages muss Mary bestimmte Informationen aus diesen Dokumenten kopieren (zB Rechnungs-ID, Transaktionssumme, Verarbeitungsdatum usw.), in einer Tabelle zusammenstellen und per E-Mail an Sie, den Chef, senden.

Alles wäre gut, wenn:

  • hat Mary nicht jeden Tag fast eine Stunde gebraucht, um fertig zu werden
  • führte nicht zu einigen fehlenden Informationen und Fehlern hier und da (Mary ist schließlich ein Mensch und kann durchaus Fehler machen)

Offensichtlich muss es einen anderen Weg geben, um dies zu erreichen – die Automatisierung. Bei der Automatisierung wird ein Computeralgorithmus verwendet, der einfache, sich wiederholende Aufgaben erledigt, und ihm beigebracht, seine Leistung basierend auf vielen sich ändernden Bedingungen mit unglaublicher Geschwindigkeit und Größe anzupassen oder zu korrigieren. Nicht KI per se, aber ziemlich nah dran.

In Marys Fall könnte es sich um eine spezielle Software handeln, die es ihr ermöglicht, eine Abfolge von Standardaktionen vorzuprogrammieren und den Algorithmus basierend auf bestimmten Triggern in Gang zu setzen. Jedes Mal, wenn eine neue Rechnung eingeht, zieht der Algorithmus alle notwendigen Informationen heraus, fügt sie dem Tagesbericht hinzu und sendet sie zum angegebenen Zeitpunkt per E-Mail an die angegebene Adresse.

Und da sind wir einem smarten Prozess schon sehr nahe gekommen. Was ist es nun genau?

Was ist ein intelligenter Prozess?

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Ein intelligenter Prozess ist jeder Geschäftsprozess, der einen Anfang, ein Ende und eine festgelegte Anzahl von Phasen dazwischen hat. Das Wort „smart“ bedeutet, dass es automatisiert ist – teilweise oder vollständig. Deshalb hört man manchmal auch den Begriff „Smart Process Automation“, der sich auf die Technologie bezieht, mit der intelligente Prozesse erstellt werden.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und SPA?

Wenn Sie zu diesem Thema recherchiert haben, haben Sie vielleicht den Begriff RPA gehört, der immer dann verwendet wird, wenn jemand von Automatisierung spricht. Was ist also der Unterschied zwischen RPA (Robotic Process Automation) und SPA (Smart Process Automation)?

RPA

RPA ist eine Technologie, die strikt innerhalb der Grenzen der „Wenn dies, dann das“-Logik arbeitet. Da es sich um die primitivste Form der Automatisierung handelt, kann es zur Abwicklung regelbasierter Aufgaben verwendet werden (zB Aufzeichnungen verwalten, vorstrukturierte Daten in eine Datenbank eingeben oder komplexe Berechnungen durchführen).

Sie können einen Algorithmus programmieren, um diese Aufgaben auszuführen, da sie logisch sind und die Schritte ziemlich klar sind: Wenn eine bestimmte Bedingung oder ein Satz von Bedingungen erfüllt ist, wird der Algorithmus angewiesen, als Reaktion darauf etwas zu tun.

SPA

SPA ist eine logische Weiterentwicklung der RPA-Technologie, da sie alle Funktionen der letzteren beibehält und darauf aufbaut. SPA bringt zwei neue Elemente ins Bild:

  • Mensch in der Schleife (was bedeutet, dass das System in bestimmten Fällen, die als „Ausnahmen“ bezeichnet werden, möglicherweise eine Eingabe von einem Menschen erfordert, bevor es fortfährt)
  • maschinelles Lernen (basierend auf den Informationen, die von einem „Human in the Loop“ erhalten werden, ändert das System sein Verhalten in ähnlichen Situationen in der Zukunft und passt sich an die sich ändernde Umgebung an)

RPA wird bereits seit den 1970er Jahren eingesetzt, während SPA noch eine neue Technologie ist, die erst an Fahrt gewinnt. Und gewinnen Sie es!

Warum brauchen Unternehmen intelligente Prozesse?

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Nun, wenn Sie sich den ersten Teil des Artikels angesehen haben, sollte die Antwort ziemlich klar sein – intelligente Prozesse ermöglichen es Unternehmen, ZEIT und GELD zu sparen. So funktioniert das.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Standardgeschäftsprozess durch einen intelligenten Prozess ersetzen, werden die folgenden Änderungen in kürzester Zeit eintreten:

  • Ihre Mitarbeiter können ein paar zusätzliche Stunden pro Woche sparen
  • Sie verringern das Risiko, dass eine Arbeit falsch ausgeführt wird (oder etwas übersehen wird)
  • Ihre Arbeitsabläufe werden optimiert

Zunächst scheint es nicht viel zu sein. Du denkst vielleicht: “Ja, nun, ich kann hier und da ein paar Sachen optimieren, was ist die große Sache?”. Du denkst nicht groß genug. Ähnlich wie kleine Ausgaben neigen auch kleine Einsparungen dazu, sich am Ende eines Monats, Quartals, Jahres usw. zu summieren.

Was wäre, wenn Sie einige Aufgaben und Prozesse automatisieren könnten, für die Sie ein anderes Unternehmen bezahlen müssten? Sie können beispielsweise ganz einfach Dinge wie Lead-Generierung, Facebook-Werbekampagnen, Kaltakquise usw. automatisieren.

Letztendlich läuft alles auf einen bestimmten Geldwert hinaus, der leicht gemessen werden kann – wir haben einige kalte, harte Statistiken, um unseren Punkt nach Hause zu bringen. Hier sind die Daten, die wir aus einem Key Business Automation Statistics-Bericht 2021 von McKinsey entnommen haben.

  • Von kleinen und mittleren Unternehmen wird erwartet, dass sie die Automatisierung von Geschäftsabläufen in großem Umfang einführen und zwischen 2021-2026 einen Markt mit Chancen von mehr als 1,6 Milliarden US-Dollar schaffen
  • CEOs verbringen fast 20 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die automatisiert werden könnten, wie z. B. die Analyse von Betriebsdaten und die Überprüfung von Statusberichten
  • Durch die Automatisierung könnten 60 % der Berufe 30 % ihrer Zeit bei Aufgaben wie der Generierung von Vertriebskontakten, der Genehmigung von Papierkram und der Verarbeitung von Dokumenten einsparen
  • Durch ineffiziente Prozesse verlieren Unternehmen jedes Jahr 20 bis 30 % ihres Umsatzes

Große Konzerne und Technologiegiganten haben es längst erkannt – Unternehmen wie Google, Microsoft und Amazon setzen seit fast einem Jahrzehnt auf intelligente Prozessautomatisierung. Jetzt ist es an der Zeit, dass kleine Unternehmen diese Technologie in die Hand nehmen.

Smarte Prozesse in Bitrix24 CRM: Eine Revolution?

Angesichts der ständig steigenden Nachfrage unserer Kunden haben wir unser Entwicklerteam auf die Mission geschickt, ein Tool zu entwickeln, das die Automatisierung im Vertrieb auf die nächste Stufe hebt. Die Jungs haben wirklich hart gearbeitet , dass man auf und kam mit Bitrix24 Smart – Prozesse auf – ein Werkzeug , das wir vor kurzem Premiere im Laufe unserer Mai 2021 Veröffentlichung Präsentation.

Unsere Smart Processes sind auf den Vertrieb ausgerichtet und existieren ausschließlich innerhalb von Bitrix24 CRM. Klingt für dich ein bisschen nach technischem Mumbo-Jumbo? Fair genug, lassen Sie es uns in einfacheren Worten erklären (basierend auf der Annahme, dass Sie wissen, was ein CRM ist).

Da keine zwei Unternehmen identische Vertriebsprozesse und -abläufe haben, hören wir oft von unseren Kunden, dass sie unsere Deals, Leads oder Angebote an ihre internen Prozesse anpassen müssen. Hier kommen Smart Processes ins Spiel.

Bitrix24 Smart Process ist ein anpassbarer Elementtyp in unserem CRM, mit dem Sie Ihre eigenen Arbeitsszenarien erstellen können. Mit Smart Processes können Sie Folgendes einrichten:

  • Pipelines und Verkaufstrichter
  • Stufen und Kanban
  • Automatisierungsregeln und Trigger
  • Standardzugriffsberechtigungen für Pipelines

Sie können einige unserer Vorlagen verwenden oder einen intelligenten Prozess von Grund auf neu erstellen. Sie können Ihren intelligenten Prozess auch mit anderen CRM-Entitäten, Kalendern, Aufgaben und sogar Aufgabenvorlagen verknüpfen.

„Nun, das ist alles gut und großartig, aber wie wäre es mit einem realen Beispiel?“ fragen vielleicht einige von euch. Sicher warum nicht?

Beispiel für einen intelligenten Prozess in Bitrix24

Nehmen wir an, Sie leiten eine Personalvermittlungsagentur. Sicher, Sie könnten CRM problemlos für Ihre Vertriebsprozesse verwenden, aber das ist nicht die einzige Art von Prozess, mit der Sie sich auseinandersetzen müssen. Was ist, wenn Sie CRM nur für etwas verwenden möchten, das kein Vertrieb ist? Bitrix24 ist hier, um zu helfen.

Wie bereits erwähnt, können Sie innerhalb von Bitrix24 einen neuen intelligenten Prozess erstellen – alles, was Sie tun müssen, ist seine Komponenten zu konfigurieren, die erforderlichen Felder festzulegen, CRM-Bindungen zu aktivieren, indem Sie die Entitäten auswählen, die Sie mit diesem neuen Prozess verknüpfen möchten – und es ist bereit zu gehen! Wenden wir diese Logik auf unseren Fall an.

Da es sich um einen Einstellungsprozess (und nicht um einen VERKAUF) handelt, werden die Standardphasen nicht ausgeführt. Wir benötigen benutzerdefinierte Bühnennamen wie eingehende Lebensläufe, geprüfte Kandidaten, interviewte Kandidaten und andere, die Sie alle ganz einfach in unserem Smart Process-Editor erstellen können.

Als nächstes benötigen wir auch benutzerdefinierte Felder für unsere Kandidaten. In unserem Fall könnte dies der Name des Kandidaten, die Position, auf die er sich bewirbt, Links zu seinen Social-Media-Profilen, sein Geburtsdatum, ein Feld namens „Lebenslauf“, an das seine Lebenslaufdatei angehängt werden sollte, und alle anderen Felder, die Sie möglicherweise verwenden hinzufügen möchten.

Nachdem wir nun ein paar neue Kandidaten hinzugefügt haben, haben wir sie alle in der Phase der eingehenden Bewerbungen und dann werden einige von ihnen überprüft, interviewt, ein Angebot gemacht und schließlich akzeptiert! Dabei wechseln unsere Kandidaten von einer Stufe zur nächsten und besetzen Ihre Stellen.

Jede benutzerdefinierte Entität in Ihrem CRM kann so konfiguriert werden, dass sie mit all unseren Regeln, Triggern oder Webhooks funktioniert. Sie können beispielsweise einem Bewerber, der zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurde, automatisch eine E-Mail oder eine SMS senden. Richten Sie es einfach einmal ein und es funktioniert von da an automatisch für Sie.

Fazit

Das macht es für unseren kurzen Blick auf die intelligente Prozessautomatisierung, warum sie so wichtig ist und wie sie in einer realen Geschäftssituation funktioniert. Unterschätzen Sie nicht die Leistungsfähigkeit eines guten intelligenten Prozesses, denn er kann wirklich helfen, Ihre Schultern zu entlasten, einige Arbeitsabläufe zu optimieren und Ihnen auf dem Weg Geld zu sparen.

Wenn Sie wissen möchten, was Smart Process Automation für Ihr Unternehmen tun kann, erstellen Sie ein kostenloses Konto bei Bitrix24 und erkunden Sie alle Möglichkeiten des Dienstes.

webbie-media ist die offizieller Gold Bitrix24 Partner in der Schweiz. Wir sind ein Systemhaus für Bitrix24-Integration, IT-Outsourcing und IT-Beratung. Das Team besteht aus Spezialisten mit langjähriger Erfahrung. Unseren Kunden sind wir ein verlässlicher Partner, der sich gerne den vielfältigen Herausforderungen stellt und diese effizient und nachhaltig umsetzt. Kontakt uns für Bitrix24 Implementierung, Integration, Beratung oder Schulung auf info@webbie-media.com, oder hier: https://www.webbie-media.com/kontakt-uns/